1、称呼写明收信人的姓名和称畏或职务，如：×××先生或×××女士或×××经理等。
2、正文：开头一般应有一句引子：传统的引子是写明应聘信息的来源，如：“尊敬的×××先生：我从XX年XX月20日的《xxxx》上获悉贵公司正在招聘xxx一职，如果公司想寻找一名生气勃勃、充满活力又熟练文字处理的年轻人，我自信能够胜任。”也可以用积极奋发及富有激情的笔触来写，如：“刚迈如韶华岁月的我，向往美好的人生，漫漫人生路，我想路在我的脚下，第一步我所盼望的，是能够迈入贵公司的大门。”
切忌这样写：“我是xxxx年xxxx大学的一名毕业生，我的专业是┄”重点要描述对该职位的理解和感兴趣的原因。一定避免不懂装懂，滥竽充数；也不可故弄玄虚、滥用专业术语。如：“按照我的理解，人事经理应当如同企业领导者的左膀右臂，具有承上启下的作用，尤其是现代企业所特别强调的团队合作精神中，应当具备一定的组织能力和号召力。当然，现代企业的人事经理，光有这些基本素质是远远不够的，应当另具备相当的知识技能、良好的人际沟通能力以及熟练地掌握人事政策，具有丰富的人事工作经验。”
接着要陈述应聘的理由，要言之有据，突出个人最有说服力的部分。如：“本人从大学毕业以后，一直从事人事工作，曾先后担任过劳资员、招聘专员、培训主管、人事部经理等职，在长达九年的人事工作生涯中，总结出一套认识管理方案，同时对全套人事运作制度极其了解，并对整个企业如何在短期内建立完整的人事制度特别有经验，自信能够胜任人事经理一职。”
3、结尾：往往是一句客套话，表明自己的诚意，并对公司表示感谢，希望获取面试机会。落款：签名和日期。